Als je als ondernemer of manager in het MKB werkt, herken je het vast: processen die afhankelijk zijn van een paar sleutelfiguren, administratieve taken die onnodig veel tijd kosten en kleine foutjes die voor grote problemen zorgen. Ik kom dit in mijn werk dagelijks tegen. Veel bedrijven worstelen met de vraag hoe ze efficiënter kunnen werken zonder direct grote, complexe systemen aan te schaffen.
Het antwoord ligt vaak in procesautomatisering. In dit artikel leg ik uit wat dat precies inhoudt en welke voordelen het voor je bedrijf kan hebben. Ik deel mijn ervaringen en geef je praktische handvatten om de kansen binnen je eigen organisatie te herkennen.
Wat is Procesautomatisering?
Wanneer ik over procesautomatisering spreek, heb ik het niet over grote industriële robots in een fabriekshal. Ik bedoel het slim inzetten van software om administratieve en kantoorprocessen te stroomlijnen. Denk aan de terugkerende taken die elke dag of week weer op iemands bordje belanden.
Het gaat om het automatiseren van complete werkstromen (workflows), het uitwisselen van gegevens tussen verschillende systemen en het vastleggen van beslisregels. Zo hoeft een medewerker niet meer handmatig te controleren of een factuur aan de voorwaarden voldoet; de software doet dat.
Praktische voorbeelden die ik vaak zie, zijn:
-
Het verwerken van inkomende facturen.
-
Het onboarden van een nieuwe klant.
-
Het afhandelen van een bestelling.
-
Het goedkeuren van verlofaanvragen.
Het doel: efficiëntie en controle
Het uiteindelijke doel van procesautomatisering is simpel: meer efficiëntie en controle. Taken worden sneller en, belangrijker nog, op een consistente manier uitgevoerd. De software werkt 24/7 door en is niet afhankelijk van de beschikbaarheid van een specifieke medewerker. Informatie wordt centraal vastgelegd en is direct beschikbaar voor de mensen die het nodig hebben.
Voor wie is procesautomatisering bedoeld?
Een veelgehoord misverstand is dat procesautomatisering alleen is weggelegd voor multinationals. Mijn ervaring is dat juist het MKB hier enorm van kan profiteren. Elk bedrijf met terugkerende, op regels gebaseerde taken kan de voordelen ervan plukken. Dit geldt voor de financiële afdeling, maar net zo goed voor HR, sales of de klantenservice.
De directe, operationele voordelen
Sommige voordelen van procesautomatisering merk je vrijwel direct op de werkvloer. Ze hebben te maken met het verminderen van de dagelijkse werkdruk en het verhogen van de output van je team.
1. Een aanzienlijke tijdsbesparing
Repetitieve taken, zoals het overtypen van gegevens uit een e-mail naar een Excel-sheet, worden door software in een fractie van de tijd uitgevoerd. Hierdoor houden medewerkers meer tijd over voor werk dat echt waarde toevoegt: klantcontact, het oplossen van complexe problemen of het bedenken van nieuwe strategieën. Een bijkomend voordeel is dat processen niet meer stilvallen als een collega ziek is of op vakantie gaat.
2. Minder menselijke fouten
Software maakt geen typefouten en slaat geen stappen over in een vastgelegd proces. Gegevens worden consistent en correct ingevoerd, verwerkt en doorgegeven. Dit lijkt een klein detail, maar in de praktijk zie ik dat dit veel kostbare herstelwerkzaamheden en ontevreden klanten voorkomt. Een verkeerd overgenomen ordernummer of een vergeten e-mail kan al snel voor veel onnodig werk zorgen.
3. Hogere medewerkerstevredenheid
Weinig mensen worden echt gelukkig van eentonig en repetitief werk. Wanneer je deze taken automatiseert, geef je medewerkers de ruimte om hun creativiteit en probleemoplossend vermogen te gebruiken. Ik merk dat teams opbloeien als ze zich kunnen richten op interessant werk dat denkkracht vereist. Dit verhoogt niet alleen de betrokkenheid, maar helpt ook om talent binnenboord te houden.
Strategische voordelen: bouwen aan een stabiel bedrijf
Naast de dagelijkse operationele winst, heeft procesautomatisering ook voordelen op de lange termijn. Het helpt je een fundament te leggen voor een stabiel en schaalbaar bedrijf.
4. Betere inzichten door betrouwbare data
Geautomatiseerde processen leggen elke stap op een gestructureerde manier vast. Dit genereert een schat aan betrouwbare data. Je krijgt plotseling inzicht in de gemiddelde doorlooptijd van een aanvraag, ziet waar knelpunten ontstaan en kan de prestaties objectief meten. Hierdoor kan je beslissingen nemen op basis van feiten, in plaats van op een onderbuikgevoel.
5. Verbeterde schaalbaarheid
Stel dat je bedrijf groeit en het aantal bestellingen verdubbelt. Zonder automatisering betekent dit vaak dat je ook het aantal medewerkers voor de orderverwerking moet verdubbelen. Een geautomatiseerd systeem kan een hogere werklast echter moeiteloos aan. Dit maakt je bedrijf een stuk flexibeler en zorgt ervoor dat je kan meegroeien met de vraag uit de markt, zonder direct tegen de grenzen van je personeelsbezetting aan te lopen.
6. Verbeterde compliance en consistentie
In sommige sectoren is het cruciaal dat processen altijd volgens vaste regels verlopen, bijvoorbeeld vanwege wetgeving zoals de AVG of voor een ISO-certificering. Automatisering zorgt ervoor dat een proces altijd op de afgesproken manier wordt uitgevoerd. De software wijkt niet af van de regels. Omdat elke stap wordt gelogd, ontstaat er bovendien een duidelijke audittrail. Dit geeft rust en maakt het aantonen van compliance een stuk eenvoudiger.
Hoe herken je processen die geschikt zijn voor automatisering?
Niet elk proces is geschikt om te automatiseren. Het is belangrijk om met de juiste processen te beginnen. Met een ‘automatiseringsbril’ op leer je de grootste kansen in je eigen organisatie te zien.
Zoek naar repetitieve, regel gebaseerde taken
Kijk eens naar je eigen werkdag of die van je team. Welke taken worden dagelijks of wekelijks op precies dezelfde manier uitgevoerd? Denk aan het overzetten van gegevens, het versturen van standaard e-mails of het samenstellen van rapportages. Processen die een duidelijke ‘als dit, dan dat’-logica volgen, zijn vaak goede kandidaten.
Analyseer processen met veel overdrachtsmomenten
Let op werkstromen waarbij informatie of een taak van de ene persoon naar de andere gaat. Dit zijn vaak de momenten waarop werk blijft liggen of informatie verloren gaat. Goedkeuringsprocessen zijn hier een klassiek voorbeeld van. Automatisering kan ervoor zorgen dat een aanvraag direct bij de juiste persoon terechtkomt en dat er automatisch een herinnering wordt gestuurd als er geen actie wordt ondernomen.
Identificeer de bronnen van fouten en vertraging
Waar gaan dingen nu vaak mis? Op welke punten in een proces ontstaat er onduidelijkheid, vertraging of frustratie? Dit zijn vaak de plekken waar automatisering de meeste winst kan opleveren. Door de oorzaak van de fouten aan te pakken, verhoog je niet alleen de efficiëntie, maar ook de kwaliteit van het werk.
De rol van maatwerksoftware in je automatiseringsstrategie
Standaardsoftware kan voor veel processen een prima oplossing zijn. Toch zie ik in mijn werk vaak dat de processen die een bedrijf uniek en succesvol maken, niet passen in een ‘one-size-fits-all’ pakket. De standaardoplossing dekt misschien 80% van de wensen, maar juist in die laatste 20% zit de onderscheidende waarde.
Wanneer standaardpakketten niet volstaan
Je loopt tegen de grenzen van standaardsoftware aan als je proces te specifiek is, als je bestaande systemen niet met elkaar kunnen communiceren, of als je betaalt voor een duur pakket vol functies die je nooit gebruikt. Op dat moment kan een maatwerkoplossing een verstandige investering zijn.
De kracht van een maatwerkoplossing
Met maatwerksoftware bouw je een systeem dat volledig is afgestemd op jouw ideale workflow. Het sluit naadloos aan op je bestaande databases en systemen. Een programma als Microsoft Access is bijvoorbeeld uitermate geschikt om snel en flexibel een robuuste applicatie te bouwen die precies doet wat jij nodig hebt. Zo’n oplossing groeit met je bedrijf mee en blijft aanpasbaar voor de toekomst.
Veelgestelde vragen
Is procesautomatisering alleen voor grote bedrijven?
Nee, zeker niet. Juist voor het MKB kan het een groot verschil maken. De investering is vaak relatief klein in vergelijking met de tijd die je bespaart en de fouten die je voorkomt. Je hoeft ook niet meteen het hele bedrijf te automatiseren; beginnen met één klein, frustrerend proces kan al enorm veel opleveren.
Gaat procesautomatisering ten koste van banen?
Dit is een zorg die ik vaak hoor. Mijn ervaring is dat het zelden leidt tot het verdwijnen van banen. Het verandert wel de inhoud van het werk. Medewerkers hoeven de saaie, repetitieve klusjes niet meer te doen en krijgen tijd voor taken die meer creativiteit en menselijk inzicht vragen, zoals klantrelaties onderhouden of processen verbeteren. Het maakt hun werk juist waardevoller.
Wat is het verschil tussen procesautomatisering en Robotic Process Automation (RPA)?
Goede vraag. Procesautomatisering is de overkoepelende term voor het stroomlijnen van workflows. RPA is een specifieke technologie daarbinnen, waarbij ‘softwarebots’ de handelingen van een mens nabootsen, zoals klikken en typen in een gebruikersinterface. Procesautomatisering gaat vaak dieper en integreert op het niveau van de systemen zelf, wat doorgaans stabieler is.
Welke processen kan ik het beste als eerste automatiseren?
Begin met een proces dat aan drie voorwaarden voldoet: het is repetitief, het is foutgevoelig en het frustreert je medewerkers. Dit worden vaak de ‘quick wins’ genoemd. Het automatiseren van zo’n proces levert direct zichtbaar resultaat op en creëert draagvlak voor verdere stappen.
Hoeveel kost het om een bedrijfsproces te automatiseren?
Dat hangt volledig af van de complexiteit van het proces. Een eenvoudige workflow automatiseren kan al met een relatief kleine investering. Voor een complex proces dat met meerdere systemen moet praten, is meer nodig. Het is vooral belangrijk om de kosten af te wegen tegen de baten: hoeveel tijd bespaar je, hoeveel fouten voorkom je en wat is die winst waard?
Hoe snel kan ik resultaat zien?
Bij eenvoudige processen kan je vaak al binnen enkele weken resultaat zien. Medewerkers merken direct dat ze tijd overhouden en dat er minder fouten worden gemaakt. Voor grotere, strategische voordelen zoals betere data-inzichten heb je wat meer tijd nodig, maar de operationele winst is vaak snel merkbaar.
Heb je na het lezen van dit artikel vragen over een specifiek proces in je eigen bedrijf? Ik denk graag vrijblijvend met je mee over de mogelijkheden.
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek
