KeyWare VIPS: Hoge ogen gooien bij uw opdrachtgevers

Kennismaking met de meest complete administratieve ondersteuning bij de projectmatige verkoop van woningen!

Op veel makelaarskantoren wordt de administratie gedaan met een spreadsheetprogramma. Zodra er meerdere projecten naast elkaar lopen biedt een dergelijk oplossing u onvoldoende overzicht. Ook stelt een spreadsheet u niet echt in staat om de historie van het project bij te houden of statistieken te maken. Iets waar uw opdrachtgever over het algemeen wel een groot belang aan hecht. Heeft u bijvoorbeeld in beeld wat de belangrijkste redenen zijn waarom de kandidaten zijn afgehaakt? Weet u welke marketinginspanning tot de meeste kandidaten heeft geleid?
KeyWare heeft een applicatie ontwikkeld die u in staat stelt om uw projecten goed te administreren en tegelijk uw commerciële kansen te vergroten.

Wat maakt VIPS zo uniek?

De implementatie van een nieuw softwarepakket zorgt meestal voor grote veranderingen op de werkplek. De manier van werken moet worden aangepast aan het programma.
Bij VIPS niet. VIPS is geprogrammeerd vanuit de praktijk; Commerciële processen binnen de vastgoedbranche verschillen per kantoor nauwelijks. Dus bestaande processen zijn geanalyseerd en geautomatiseerd, wat heeft geresulteerd in een applicatie die zich makkelijk naar uw praktijk voegt .

Er verandert dus eigenlijk weinig op uw kantoor; het enige wat er verandert is het gereedschap waarmee het werk wordt uitgevoerd. Wij hebben het complete primaire proces geautomatiseerd; de software sluit naadloos aan op de werkzaamheden. Niet meer werk, alleen maar minder. Zonder dat uw medewerkers erover hoeven na te denken, bouwt u een compleet elektronisch dossier van uw project. Alle contacten, afspraken, brieven, contracten e.d. worden automatisch gekoppeld aan het project.
Door de volledige integratie met Microsoft Office, stelt VIPS u zelfs in staat om alle brieven en contracten geautomatiseerd aan te maken. Om een voorbeeld te noemen: het genereren van een koop-/aannemings-overeenkomst duurt nog maar een paar seconden, inclusief renteberekeningen, vervallen termijnen et cetera. KeyWare is hét CRM pakket voor de nieuwbouw.

Rapportage vanuit KeyWare VIPS

Uw opdrachtgever wil op de hoogte blijven. Daarvoor rapporteert u met regelmaat. VIPS maakt rapportages voor u: met één druk op de knop.
Maar we gaan verder. De informatie die u opbouwt kunt u volledig geautomatiseerd beschikbaar stellen aan uw opdrachtgevers. KeyWare biedt u hiervoor een website, waarop uw opdrachtgever kan inloggen en zo de meest actuele stand van zaken van al zijn projecten kan bekijken. Dat gaat allemaal automatisch. Het enige wat u hoeft te doen is wat u al deed. VIPS doet de rest.

Een krachtig marketinginstrument

Vanaf het moment dat klanten zich bij u aanmelden voor een project, kunt u informatie registreren. Als uw optanten bij nader inzien afhaken, levert dat waardevolle informatie op, zowel voor uw opdrachtgever als voor uw eigen onderneming. Uw opdrachtgever gebruikt uw informatie bij de ontwikkeling van nieuwe producten. Voor uzelf geldt dat u weet op welk type huis ze hebben ingeschreven èn de reden waarom ze zijn afgehaakt. Dat is in principe voldoende informatie om deze mensen actief te benaderen voor andere projecten, bestaande bouw of financiële zaken.

Ook het aktief onderhouden van uw reservekandidaten levert winst op. Als een reservekandidaat na een paar weken niets van u heeft gehoord, trekt hij of zij een ander plan. Als u uw reservekandidaten blijft informeren houdt u ze langer vast. VIPS helpt u daarbij.

Efficiency

Een veelgebruikte term wanneer er software wordt aangeprezen. Daardoor heeft het woord zijn kracht een beetje verloren. Laten wij vanaf nu spreken over winst. U doet meer in minder tijd en bouwt ondertussen een schat aan informatie op. Voor uzelf en uw opdrachtgevers. Brieven of contracten maken? een kwestie van enkele seconden. Termijnberekeningen maken? Er komt niet eens een rekenmachine aan te pas.

Vanzelfsprekend gaan we ook efficiënt om met het verwerken van informatie. Gegevens worden nooit meer dan één keer in VIPS ingevoerd. Als er gegevens vanuit een project-website beschikbaar zijn, dan importeren we die. Moeten er gegevens vanuit KeyWare naar een andere database, dan regelen we dat met één druk op een knop.

Meer woningen verkopen

Waar zit de winst van VIPS nu ècht vraagt u zich wellicht af. Gaan we nu meer verdienen aan een project? Gaan we meer woningen verkopen? Het antwoord is ja. Rekent u even mee:
Werken met VIPS verlicht de werkdruk voor uw administratieve medewerkers. Er gaat geen tijd verloren aan het zoeken naar gegevens, het maken van rapportages, het opmaken van contracten en dergelijke. Zij kunnen hierdoor meer werk van uw commerciële mensen uit handen nemen.
Hierdoor resteert er voor uw verkoopteam meer tijd voor meer verkoopgesprekken. (Daarbij kunnen zij zich desgewenst concentreren op het doorverkopen van de bestaande woningen en aanvullende financiële producten)
Als gevolg daarvan verkoopt u het project sneller.

Een snelle verkoop en een adequate feedback staan garant voor vervolgopdrachten.

Huidige automatisering

U bent al volop geautomatiseerd aan het werk. Vanzelfsprekend, u kunt niet meer zonder. De meeste bestaande pakketten in de markt zijn echter niet gemaakt voor projectmatige verkoop. VIPS daarentegen wel. U kunt VIPS zien als de perfecte aanvulling op uw bestaande automatisering. Relatiegegevens vanuit VIPS kunnen desgewenst in uw database worden geïmporteerd.

Er is geen betere CRM tool voor de makelaardij dan KeyWare VIPS!Neemt u voor vragen of een demonstratie contact met ons op, we vertellen u graag meer over VIPS.

Mogelijkheden en Voordelen

De mogelijkheden

  • Registreren van projecten met alle relevante projectgegevens
  • Registreren van collega-makelaars en hun medewerkers waarmee u samen werkt op het project
  • Registreren van bouwnummers met prijs, kavelgrootte, VON-prijs etc.
  • Registreren van brochure-aanvragen en het eenvoudig maken van begeleidende brieven
  • Registreren van alle kandidaten die zich inschrijven, met hun voorkeuren voor verschillende bouwnummers. Met eventuele lotingen wordt rekening gehouden
  • Toewijzen van woningen vanuit het bestand van ingeschrevenen
    Het actief onderhouden van de reservelijst
  • De complete historie van alle bouwnummers wordt bewaard: wie er een optie gehad heeft en waarom mensen hebben afgezien van aankoop.
  • Het aanleggen van een digitaal dossier van de (aspirant-) kopers; alle correspondentie wordt gemaakt door de integratie met MS Word (door u zelf te vervaardigen templates) en vervolgens vastgelegd.
  • Afspraken voor gesprekken worden in VIPS vastgelegd en desgewenst automatisch overgenomen in de Outlook-agenda van de medewerker.
  • Met één druk op de knop worden uitvoerbestanden gegenereerd van alle kopers, afvallers en reservekandidaten. Deze uitvoerbestanden kunt u overnemen in Excel en/of gebruiken om samen te voegen met MS Word.
  • U genereert eenvoudig alle denkbare rapportages voor u zelf en uw opdrachtgevers

 

De voordelen

  • Met KeyWare VIPS bent u minder tijd kwijt aan uw administratie. Minder tijd met invoeren en minder tijd met zoeken. Het maken van brieven en contracten is nog nooit zo eenvoudig geweest . Door het gebruik van KeyWare reduceert u de tijd voor alle administratieve zaken rondom het project tot minimaal de helft.
  • Wanneer alle medewerkers het systeem juist gebruiken, weet iedereen binnen uw onderneming wat er speelt binnen het project en wat er besproken is met en geschreven aan de (aspirant-) kopers.
  • KeyWare VIPS verschaft u inzicht in de status van kandidaten, het aantal reservekandidaten per project, maar ook per bouwnummer. Het aantal afgevallen kandidaten en de reden waarom.
  • Met KeyWare VIPS heeft u een krachtig marketing instrument tot uw beschikking. U kunt te allen tijde met één druk op de knop uw geïnteresseerden, uw reservekandidaten, de kopers en de afgevallen kandidaten benaderen.
  • U verbetert uw concurrentiepositie door het adequaat leveren van goede feedback aan uw opdrachtgevers.

Wij zijn ongelofelijk trots dat de meest toonaangevende nieuwbouwspecialisten werken met KeyWare VIPS.

We laten ze graag zelf aan het woord

Menno heeft sinds 2010 de dagelijkse leiding van het kantoor in handen. “Toen ik 3 jaar geleden bij het bedrijf kwam, werd er al gebruik gemaakt van KeyWare software. Ik weet dat daarvoor voornamelijk met spreadsheets werd gewerkt, die handmatig werden bijhouden. Ik weet dus eigenlijk niet beter, dat we er hier op kantoor dagelijks mee werken en dat iedereen er uitermate tevreden over is”.

“Als belangrijkste voordelen zie ik vooral dat iedereen op kantoor – maar ook de opdrachtgever – de actuele status van een nieuwbouwproject nauwkeurig kan volgen. En dan bedoel ik ook het gehele traject, dus van de eerste registratie voor een brochure tot en met de definitieve verkooptransactie. Richting opdrachtgever kunnen we een actuele status opleveren van prospects, kopers, maar ook de eventuele afvallers. Vooral die laatste groep is eigenlijk voor ons heel interessant, zeker als je weet waarom een prospect niet meer geïnteresseerd is. Daar kun je zowel als makelaar, als projecteigenaar perfect op sturen!”

Heeft KeyWare tot meer opdrachten geleid?
“Lastig om te zeggen. Feit is wel dat we zo’n 10 jaar geleden gemiddeld 4 nieuwbouwprojecten tegelijk hadden lopen, nu zijn dat er zo’n 60! Onmogelijk om die allemaal handmatig te beheersen en op te volgen. Eind december 2012 hadden we zo’n 20-40 brochureaanvragen PER DAG! Dat is zonder een goed geautomatiseerd systeem niet meer te overzien. Wat we wel merken is, dat we bij een pitch met KeyWare een duidelijk USP hebben t.o.v. bureau’s die geen KeyWare gebruiken. Opdrachtgevers vinden dit een groot voordeel, ook omdat ze zelf mee kunnen kijken.”

Enthousiast over KeyWare is Menno zeker: “Overzichtelijk en gestructureerd”, vat hij het pakket samen. “Daarnaast ben ik zeer te spreken over het goede contact met Clement Keyzer. Aanpassingen en verbeteringen worden direct opgepakt en hij denkt erg goed mee in het constant verbeteren van het pakket.

Menno Mönch, Hoekstra & Van Eck
“Wij hebben het programma sinds maart 2011 in gebruik. Daarvóór beschikten we eigenlijk helemaal niet over geautomatiseerd systeem, dus dan is elke automatiseringsslag al gauw indrukwekkend. Maar gaandeweg ben ik zeer geïnteresseerd geraakt in het programma en ben na een aantal gesprekken met Clement Keyzer overtuigd geraakt van de toegevoegde waarde voor ons kantoor. Ik kan zelfs zeggen dat ik een zeer groot fan geworden ben!

Wij zijn vanaf het begin al zeer consciëntieus geweest met het invoeren van gegevens. Hierdoor maken wij nu optimaal gebruik van de mogelijkheden.

Zo hebben we binnen enkele minuten de contracten en overeenkomsten beschikbaar voor zowel eigenaar als de potentiële koper. Daarmee maak je behoorlijk indruk en onderscheid je je ten opzichte van andere makelaars.

Ook de medewerkers van ons kantoor zijn enthousiast. Het programma werkt zo simpel, dat iedereen er mee overweg kan. En dat leverde niet alleen tijdwinst op, maar ook een flinke kostenbesparing, want wij kunnen een full-time medewerker voor data-invoer uitsparen!

Jan Schrijvers, Teunisse Makelaars
“Een tip van een collega-makelaar was voor ons voldoende aanleiding om in contact te komen met Keyware”, aldus directeur Niels van Meekeren. “De reden was simpel. We werkten met een verouderd systeem, wat we zelf hadden ontwikkeld.”

“We waren al snel onder de indruk van de mogelijkheden van het pakket. De betrokkenheid en persoonlijke aandacht van Keyware was bijzonder; iets wat je niet veel meer meemaakt, zeker niet als het om een relatief standaard softwareapplicatie gaat.”

“Sinds de invoering hebben wij direct inzage in de actuele stand van zaken van een project. Elke mutatie is voor iedereen direct zichtbaar en beschikbaar. De kans op fouten is daarmee ook aanzienlijk gereduceerd en dat werkt positief, zowel naar onze interne organisatie, als extern, naar onze opdrachtgevers, c.q. klanten.”

“Keyware is een zeer gebruikersvriendelijke oplossing, wat betreft invoer van gegevens, maar zeker ook als het gaat om de rapportages. Die zijn zeer volledig en voorzien van duidelijke grafieken. Opdrachtgevers zijn onder de indruk van de compleetheid en overzichtelijkheid ervan.”

Niels van Meekeren, ERA Van de Steege
“We gebruiken KeyWare software al sinds november 2007 in ons kantoor. Tot op de dag van vandaag zijn we onverminderd enthousiast over het gebruik van deze applicatie. Voor die tijd gebruikten we voor nieuwbouwprojecten een erg eenvoudig en summier programma, wat gewoon onvoldoende mogelijkheden bood. Als een van de eerste gebruikers van dit programma hebben wij een belangrijke rol kunnen spelen in de verdere ontwikkeling en verbetering van het softwareprogramma.
KeyWare heeft vooral de efficiency op kantoor vergroot. We kunnen nu gemakkelijk zo’n 8-10 nieuwbouwprojecten tegelijk behandelen. Zonder een gebruikersvriendelijk, uniform invoersysteem, wat voor iedereen toegankelijk is, is dat praktisch onmogelijk. Momenteel werken er bij ons 16 medewerkers gelijktijdig met het programma.

De webbased applicatie geeft ook de opdrachtgevers en collega-makelaars (indien er sprake is van een samenwerkingsproject) de mogelijkheid, om via een eigen inlogcode ‘hun’ projecten te volgen en actueel te houden. Elk project heeft een eigen kaart, waarop de laatste stand van zaken van het verkooptraject is te zien. Ook zijn alle persoonlijke (demografische) gegevens van de kopers in te voeren. Een soort Elektronisch Cliënten Dossier en altijd actueel!

Zeker in deze tijd moeten opdrachtgevers extra moeite doen om kopers te bereiken. Gericht schieten is noodzaak en meten = weten. Met de heldere rapportages kunnen wij een schat aan informatie aanreiken over (potentiële) kopers. Het helpt ons én de opdrachtgevers om nog effectiever te werken!